Geschäftsreglement zum Genehmigen am 17.03.2014
GESCHÄFTSREGLEMENT des Orgelvereins Kleinhüningen
Der GV vom 17.03.2014 zur Kenntnisnahme vorgelegt.
Geschäftsreglement
des Vorstandes
des
Orgelvereins Kleinhüningen
Gestützt auf § 12 der Statuten des Orgelvereins Kleinhüningen (im folgenden „Verein“ genannt) erlässt der Vorstand das folgende Geschäftsreglement.
1. Konstituierung
Der Präsident/die Präsidentin wird gemäss § 7 lit. d) der Statuten von der Mitgliederversammlung bestimmt.
Aus den übrigen gewählten Mitgliedern des Vorstandes bestimmt der Vorstand eine Vizepräsidentin/einen Vizepräsidenten, einen Kassier/ eine Kassierin und eine Sekretärin/einen Sekretär. Der Vorstand bestimmt die Aufgaben und regelt die Stellvertretung.
Der Pfarrer/die Pfarrerin und die Organistin/der Organist, die von Amtes wegen dem Vorstand angehören bringen ihre beruflichen Fähigkeiten und Erfahrungen und ihre Verantwortung in der Kirchgemeinde in die Arbeit des Vorstandes ein.
2. Sitzungen des Vorstandes
Der Vorstand wird von der Präsidentin oder bei deren Verhinderung vom Vizepräsidenten zur Sitzung eingeladen, so oft es die Geschäfte erfordern.
Die Einladung mit Traktandenliste ist mindestens sieben Tage im voraus mit den Unterlagen zu versenden.
Nicht traktandierte Gegenstände können behandelt werden, wenn kein anwesendes Mitglied Einspruch erhebt oder die Angelegenheit dringlich ist.
Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn die Mehrheit der Mitglieder anwesend ist.
Über die Beschlüsse und die wesentlichen Voten wird ein Protokoll erstellt, das allen Vorstandsmitgliedern zugestellt und an der nächsten Vorstandssitzung zur Genehmigung vorgelegt wird.
3. Beschlüsse ausserhalb von Sitzungen
Ausserhalb von Sitzungen können Beschlüsse auf dem Zirkulationsweg (schriftlich oder per E-Mail) gefasst werden, wenn kein Vorstandsmitglied eine Beratung verlangt.
In dringenden Fällen kann die Präsidentin/der Präsident einen Präsidialentscheid treffen; die übrigen Vorstandsmitglieder sind unverzüglich darüber zu infor-
mieren.
Zirkulationsbeschlüsse und Präsidialentscheide sind an der nächsten Sitzung zu traktandieren und zu protokollieren.
4. Entschädigung der Vorstandsmitglieder
Alle Mitglieder des Vorstandes arbeiten ehrenamtlich für den Verein und erhalten für ihre Tätigkeit weder Sitzungsgelder noch sonstige Entschädigungen.
Auslagen und Spesen, die den Vorstandmitgliedern bei ihrer Tätigkeit entstehen, wie Porti, Büromaterial, Fahrkosten im öffentlichen Verkehrsmittel, Kosten für Einladungen von Künstlern in angemessenem Rahmen u. dgl., werden gegen Ausgabenbeleg erstattet.
5. Aufgaben und Verantwortung des Vorstandes
Der Vorstand ist das ausführende Organ des Vereins. Er unterstützt den Arbeitskreis Kleinhüningen der evangelisch-reformierten Kirchgemeinde Kleinbasel administrativ und finanziell und hilft mit beim Planen und Organisieren von Anlässen rund um die Orgel in der Dorfkirche Kleinhüningen.
Der Vorstand informiert die Vereinsmitglieder regelmässig über die Aktivitäten des Vereins, insbesondere über kommende Anlässe und Konzerte durch Informationsbriefe und Rundbriefe u. dgl.; er ist dafür verantwortlich, dass die Mitglieder des Vereins zu den Anlässen und Konzerten eingeladen werden.
6. Administration
Der Vorstand bestimmt das Datum der ordentlichen jährlichen Mitgliederversammlung für die Genehmigung des Jahresberichts und der Jahresrechnung und die Berichterstattung über laufende Aktivitäten sowie allfällige Wahlen. Er sorgt dafür, dass Traktandenliste und Unterlagen mindestens 30 Tage vor dem Datum der Mitgliederversammlung den Vereinsmitgliedern zugestellt werden.
Der Vorstand lädt zu ausserordentlichen Mitgliederversammlungen ein, wenn Geschäfte zu beschliessen sind, die in die Kompetenz der Mitgliederversammlung fallen oder eine Mitgliederversammlung gemäss § 6 Abs. 3 der Statuten aus dem Kreis der Mitglieder verlangt wird.
Mitgliederversammlungen werden vom Präsident oder bei dessen Verhinderung von der Vizepräsidentin geleistet. Der Sekretär des Vorstandes oder bei dessen Verhinderung ein vom Präsidenten bezeichnetes anderes Mitglied des Vorstandes führt das Protokoll.
7. Finanzen
Der Vorstand sorgt für die ordnungsgemässe Buchführung über Einnahmen und Ausgaben des Vereins. Er ist verantwortlich für die zweckentsprechende Verwendung der Mittel des Vereins, insbesondere dafür, dass zweckgebundene Einnahmen wie Spenden, Kollekten, Sponsoringbeiträgen etc. ausschliesslich für die bestimmten Zwecke verwendet werden.
Die Kassierin führt die Buchhaltung und überwacht die Ausgaben, die Einhaltung der Budgets und der Zweckbestimmung.
8. Ausgabenkompetenzen und Zeichnungsrecht
Der Vorstand kann im Rahmen des Vereinszwecks finanzielle Verpflichtungen von insgesamt Fr. 10‘000 pro Jahr beschliessen.
Verpflichtungen und Verfügungen bedürfen der Kollektivunterschrift der Präsidentin und des Kassiers.
Für den Zahlungsverkehr wird ein Postkonto eingerichtet, für das Präsident und Kassierin einzeln zeichnungsberechtig sind.
Die Vorstandsmitglieder sind berechtigt, Schriftstücke nicht verpflichtenden oder verfügenden Inhalts, wie Einladungen zu Veranstaltungen, Berichte, Mitteilungen, Anfragen u. dgl. im Rahmen ihrer Aufgaben einzeln zu unterzeichnen.
9. Inanspruchnahme von Dienstleistungen der Kirche
Inanspruchnahme und Abgeltung von Dienstleistungen von Mitarbeitern der Kirche wie z. B. Arbeitsleistungen von Sigristen für Orgelkonzerte und andere Veranstaltungen in der Dorfkirche Kleinhüningen, welche der Arbeitskreis Kleinhüningen organisiert, werden vertraglich mit der Kirche vereinbart.
10. Öffentlichkeitsarbeit - Medienkontakte
Präsidentin, Sekretär und Organistin sind befugt, geplante Konzerte in Absprache mit den zuständigen Gremien in einschlägigen Medien. Dabei sind Angaben über die ausübenden Musiker und Musikerinnen diesen vor der Publikation zur Genehmigung vorzulegen.
Die Öffentlichkeitsarbeit hat das Ansehen des Vereins, der Kirche und der beteiligten Künstler zu wahren.
11. Website des Vereins
Der Vorstand ist verantwortlich für die Gestaltung und Aktualität der Website www.ovk-bs.ch des Vereins. Er beauftragt eines seiner Mitglieder oder eine Drittperson mit der Bewirtschaftung und Betreuung der Website. Der oder die Beauftragte ist verantwortlich für die Publikationen und insbesondere die Richtigkeit und Aktualität der Einträge.
Auf der Website werden sämtliche Konzerte und Anlässe publiziert, bei denen der Verein aktiv beteiligt ist. Über die Publikation weiterer Anlässe in der Dorfkirche Kleinhüningen entscheidet der Vorstand.
Die Website enthält ferner Namen, Funktion, Adressen Telefonnummern und E-Mail-Adressen der Vorstandsmitglieder sowie die Statuten des Vereins.
12. Sorgfaltspflichten und Vertraulichkeit
Der Vorstand und seine Mitglieder über ihre Funktion und die ihnen übertragenen Aufgaben mit Sorgfalt aus. Insbesondere beachten sie die Vertraulichkeit der Verhandlungen an den Vorstandssitzungen und im Umgang mit Personendaten das Bundesgesetz über den Datenschutz.
So beschlossen an der Vorstandssitzung vom 17.03.2014 und der Mitgliederversammlung am 17.03.2014 zur Kenntnisnahme vorgelegt.
Der Präsident: sig. Rudolf Wasser
Für das Protokoll: sig .Verena Herzig
Der Mitgliederversammlung vom 17.03.2014 zur Kenntnisnahme vorgelegt
Für das Protokoll: sig. Verena Herzig